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Operations & Finance Coordinator (Brazil) — São Paulo or Remote

Permanent employee, Full or part-time · München, Remote
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São Paulo or Remote
About Us
ZeroEx is scaling permanent carbon removal through enhanced rock weathering (ERW) projects in Germany, Brazil, and the United States. We license cutting-edge measurement tech that verifies every tonne sequestered, opening up the ERW industry to mining and agribusinesses ready to add an additional business model or decarbonize their core business.

Culture is the shadow of people—self-guided missiles who run on trust, ownership, and speed. If you thrive in ambiguity, lead from any seat, and care deeply about climate impact, you’ll feel at home here.
About The Role
As our on-site Operations & Finance Coordinatorin Brazil, you’ll coordianate finances, administration and a local team with the German ZeroEx headquarter. That includes administrative tasks, task distribution, compliance and reporting. 
What You'll Do
  • Equipment & Machinery: Source, purchase, track, and insure equipment; maintain inventory; schedule maintenance; manage vendors & repairs.
  • Expenses & Cash Flow: Own AP/AR, reimbursements, PIX/boletos, petty cash; reconcile cards & bank; month-end support with accountant; keep clean document trail.
  • Procurement & Logistics: Get quotes, POs, and contracts in place; coordinate shipping (domestic & imports), customs broker, and delivery to field sites (e.g., different states).
  • Compliance Admin: Issue/collect Notas Fiscais (NFS-e), file/support ISS/ICMS where relevant with external contador; maintain contract & policy files.
  • Reporting to PBO & German HQ: Weekly ops/financial dashboard (spend, inventory, open POs, vendor issues), meeting notes, and action tracking.
  • People Ops Support: On/offboarding checklists, time/expense tracking, travel bookings, health/safety documentation; coordinate with Personio/HR.
Desired Knowledge And Experience
  • 3–5+ years in admin/ops/finance at a startup/SME in Brazil.
  • Hands-on with Notas Fiscais (NFS-e), vendor onboarding, AP/AR, and basic Brazilian compliance workflows (ISS, service invoices, receipts).
  • Strong Excel/Sheets, Notion/Drive, and comfort with ERPs (Omie/ContaAzul/QuickBooks) and PIX/boleto flows.
  • Vendor management & procurement experience; basic import/logistics coordination.
  • Portuguese & English fluency; concise reporting. (German is a plus.)
Preferred Skills
  • Field-ops exposure (agri/mining/industrial), HSE basics.
  • Familiarity with Personio, Notion, and simple BI dashboards.
  • Experience working with Germany-based HQs or cross-border teams.
What Makes ZeroEx Special?
  • Flexible part-time model: Approximately 20 hours per week, negotiable days/times.
  • Impact: Work in a fast-growing climate tech company with measurable climate benefits.
  • Personal responsibility: Short decision-making processes, high degree of creative freedom.
  • Team culture: Trust, ownership, and a common goal: scaling real CO₂ removal.
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Send your resume (no cover letter necessary) to careers@zeroex.com with the subject line “Part-time Accountant.” We look forward to hearing from you!
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About us
www.zeroex.com
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São Paulo ou Remoto
About Us
A ZeroEx está expandindo a remoção permanente de carbono através de projetos de intemperismo acelerado de rochas (ERW) na Alemanha, Brasil e Estados Unidos. Licenciamos tecnologia de medição de ponta que verifica cada tonelada sequestrada, abrindo a indústria de ERW para empresas de mineração e agricultura prontas para expandir seu negócio ou descarbonizar suas operações principais.

A cultura é moldada por pessoas que agem como mísseis autoguiados: funcionam com base em confiança, autonomia e velocidade. Se você prospera na ambiguidade, lidera de qualquer posição e se preocupa profundamente com o impacto climático, vai se sentir em casa aqui.
About The Role
Como nosso Coordenador de Operações e Finanças no Brasil, você vai coordenar as finanças, a administração e uma equipe local com a sede alemã da ZeroEx. Isso inclui tarefas administrativas, distribuição de tarefas, conformidade e relatórios.
What You'll Do
  • Equipamentos e máquinas: Encontrar, comprar, acompanhar e fazer seguro dos equipamentos; cuidar do estoque; agendar a manutenção; gerenciar fornecedores e reparos.
  • Despesas e fluxo de caixa: Cuidar das contas a pagar/receber, reembolsos, PIX/boletos, caixa pequeno; acertar os cartões e o banco; ajudar o contador no final do mês; manter os documentos organizados.
  • Compras e logística: Obter cotações, ordens de compra e contratos; coordenar o envio (doméstico e importações), despachante aduaneiro e entrega nos locais de campo (por exemplo, diferentes estados).
  • Administração de conformidade: Emitir/coletar Notas Fiscais (NFS-e), arquivar/dar suporte a ISS/ICMS quando relevante com contador externo; manter arquivos de contratos e políticas.
  • Relatórios para o PBO e a sede na Alemanha: Painel operacional/financeiro semanal (gastos, estoque, ordens de compra em aberto, questões relacionadas a fornecedores), notas de reuniões e acompanhamento de ações.
  • Suporte a operações de pessoal: Listas de verificação de admissão/desligamento, acompanhamento de tempo/despesas, reservas de viagens, documentação de saúde/segurança; coordenação com a Personio/RH.
Desired Knowledge And Experience
  • 3 a 5 anos ou mais em administração/operações/finanças em uma startup/PME no Brasil.
  • Experiência prática com Notas Fiscais (NFS-e), integração de fornecedores, contas a pagar/receber e fluxos básicos de conformidade brasileira (ISS, faturas de serviços, recibos).
  • Ótimo domínio do Excel/Sheets, Notion/Drive e familiaridade com ERPs (Omie/ContaAzul/QuickBooks) e fluxos PIX/boleto.
  • Experiência em gestão de fornecedores e compras; coordenação básica de importação/logística.
  • Fluência em português e inglês; relatórios concisos. (Alemão é um diferencial.)
Preferred Skills
  • Experiência em operações de campo (agrícola/mineração/industrial), noções básicas de HSE.
  • Familiaridade com Personio, Notion e painéis de BI simples.
  • Experiência de trabalho com sedes na Alemanha ou equipes internacionais.
What Makes ZeroEx Special?
  • Missão agora, não em 2050 – Cada tonelada removida é verificada, permanente e imediata.
  • Autonomia em campo – Você tomará decisões em tempo real que moldarão o programa científico da ZeroEx Brasil.
  • Equipe global unida – Junte-se a cientistas, fundadores e operadores que se movem rápido e deixam o ego de lado.
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Sobre nós
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